Mme Annie David attire l’attention de M. le ministre délégué au budget et à la réforme de l’État, sur les temps de conservation des documents administratifs. En effet, de nombreux documents sont communicables de plein droit, du moment qu’il ne s’agisse pas de documents inachevés ou préparatoires à une décision, mais à condition que l’administration saisie d’une demande de communication détienne encore les documents en question. Le fait est que, les administrations ont tendance à ne plus fournir les documents demandés, en justifiant leur refus par le fait qu’elles ne possèdent plus ces documents. Si cette procédure se généralise, ceci annihilerait à terme la loi modifiée de juillet 1978 sur l’accès aux documents administratifs et l’esprit de transparence qui animait le législateur. En conséquence, elle lui demande s’il existe une réglementation obligeant l’administration, comme pour le simple particulier ou l’entreprise, de conserver durant un certain délai les documents administratifs détenus, et selon les types de documents concernés, si précision est donnée sur les délais de garde des dits documents.
Réponse - Il convient de rappeler en premier lieu que l’élimination de tout document d’archive d’origine publique est soumise au visa de l’administration des archives au titre du contrôle scientifique et technique et que ce visa est délivré dans le cadre territorial par les directeurs des archives départementales.
Aucun document ne peut être détruit sans ce visa. D’une manière générale, les textes en vigueur prévoient que passés les délais fixés par les services versants et par l’administration des archives, les archives publiques dont la conservation définitive apparaît indispensable, tant pour des raisons administratives et juridiques que pour des raisons historiques, doivent être versées dans les services publics d’archives. Les délais de conservation des documents au sein des administrations qui les ont produits sont fixés conjointement par les administrations productrices et l’administration des archives par des instructions interministérielles de tri et par des tableaux de gestion. En tout état de cause, après leur versement dans les services publics d’archives, les documents administratifs restent communicables de plein droit à toute personne qui en demande la consultation, même si le lieu de conservation de ces documents n’est plus le même.
