L’encadrement intermédiaire est l’encadrement par un assistant principal d’un ou plusieurs autres assistants. C’est la personne référente pour préparer et gérer le travail quotidien. Le responsable du service intervient donc peu auprès des autres assistants.
Les conditions à réunir par la direction de la structure pour que l’encadrement intermédiaire soit satisfaisant
Pour que l’encadrement intermédiaire se passe bien, plusieurs conditions sont à réunir préalablement par la direction de la structure.
- Tout d’abord, il faut que cette position hiérarchique de l’assistant principal soit clairement établie par la direction auprès des autres assistants. Ceux-ci ne doivent pas en effet sentir la possibilité de « court-circuiter » l’assistant principal en s’adressant directement pour leur travail au responsable de service. Le responsable de service doit lui-même avoir la vigilance de renvoyer vers l’assistant principal les demandes relatives au travail quotidien.
Nb > Cette vigilance s’applique aussi dans le cas où le salarié s’adresse directement au Président de l’association au lieu de s’adresser au directeur. Le Président devra refuser de répondre à la demande et réorienter vers le directeur.
La formalisation de cette position peut être intégrée dans l’organigramme de la structure.
- L’assistant principal chargé de l’encadrement doit connaître clairement ce qui relève de la direction et ce qui relève de sa mission.
En général, relèvent de l’assistant :
- la gestion des tâches quotidiennes (planning de travail, priorités, formation) ;
- l’encadrement des missions figurant sur la fiche de poste de l’assistant.
Le responsable de service, sauf imprévu ou urgence, n’intervient donc plus, en principe, dans la gestion quotidienne. Pour confier le travail il passera de préférence par l’assistant principal.
Relèvent de la direction ou du responsable de service :
- les nouvelles missions à confier, ne figurant pas dans la fiche de poste initiale ;
- tous les aspects relevant du contrat de travail (durée du travail, horaires, salaire notamment) et de la gestion du personnel (congés, autorisation d’absences...).
L’assistant principal connaît donc les limites de sa responsabilité et réfère sur ces points au responsable.
- La direction doit s’être assurée que l’assistant principal a le souhait et la volonté d’intégrer cette mission d’encadrement1. Eventuellement, il sera envisagé une formation interne ou externe au management d’équipe. En effet, il s’agit d’une fonction difficile, qui implique la responsabilité du travail d’autres personnes et une évolution de la mission initiale : temps de formation, de contrôle, de motivation...
- Enfin, le responsable doit avoir conscience que le temps d’encadrement (réunions), de formation aux nouvelles tâches et missions, de contrôle et de suivi des progrès prend du temps à l’assistant principal. Il doit donc intégrer cette donnée nouvelle dans sa propre organisation, surtout au début de la prise de fonction.
Fonctions et réflexions que l’assistant principal doit intégrer dans son emploi du temps
- Anticiper le planning de travail (le sien et celui des autres assistants) pour éviter l’urgence systématique ;
- Intégrer dans son organisation les horaires de formation à une nouvelle tâche, et en tenir compte pour évaluer son propre volume de travail (ce qui sera réalisable ou non) ;
- Prévoir le temps de contrôle et d’explication complémentaire ;
- S’assurer de l’avancement des travaux précédemment confiés avant d’en ajouter d’autres, afin de ne pas créer la confusion chez l’assistant (difficulté à gérer les priorités) ;
- Prévoir un planning hebdomadaire de travail pour chacun, avec l’indication des priorités.