PRATIQUE DU MANAGEMENT
Une solution simple et immédiate à votre question consiste à modifier la fiche de demande de remboursement de frais que votre salarié remplit sûrement après chaque déplacement. Il suffira d’y ajouter l’heure de début et l’heure de fin du déplacement pour obtenir l’information souhaitée. Votre salarié ne pourra plus vous opposer l’aspect contraignant puisqu’il ne s’agira que d’une information supplémentaire à noter sur un document qu’il complète de lui-même systématiquement.
De cette façon, vous pourrez connaître le temps réel passé à l’extérieur.
De même, il serait normal que vous puissiez fixer le planning des récupérations avec votre salarié, en tenant compte d’une part des exigences du travail et d’autre part des souhaits de votre salarié. Une réunion hebdomadaire pourrait être mise en place à ce sujet.
Ce point semble important car à terme, sans contrôle, vous pourriez être confronté en tant qu’employeur au non respect de la durée collective de travail, ou bien à des récupérations retardant d’autant les prises de congés payés. Si vous rencontrez un problème pour discuter de ces points avec votre salarié, une lettre pourrait formaliser la mise en place de cette nouvelle organisation.
ASPECTS JURIDIQUES
Il faut rappeler que l’employeur, en cas de contrôle, a l’obligation de présenter des justificatifs pour établir la réalité du déplacement de ses salariés.
Lorsque le salarié est amené à utiliser son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels, l’employeur peut lui verser une indemnité forfaitaire calculée sur la base du barème kilométrique fixé par l’administration fiscale.
Dans ce cas il doit établir un document qui pourra servir de pièce justificative à l’appui de sa comptabilité en cas de contrôle fiscal ou social. Ce document nominatif pourra comporter :
- le lieu de départ et de destination ;
- la date et le motif du déplacement (par exemple, « répétitions ou représentations du spectacle... ») ;
- l’heure de début et l’heure de fin du déplacement (voir ci-dessus « Pratique du management ») ;
- le nombre de kilomètres parcourus, les frais d’essence, de péage, de stationnement, d’hébergement... ;
- la date et la signature du salarié.