Les freins qu’un responsable peut ressentir face à la délégation est l’une des sources principales d’insatisfaction pour la ou les personnes qui travaillent avec lui. Ce constat des salariés est très fréquent lors des sessions de formation professionnelle. Or souvent, il suffit de prendre conscience et d’identifier clairement ses freins pour trouver un début de solution. Bien sûr, cela suppose une aptitude à remettre en question ses pratiques professionnelles et souvent son attitude vis-à-vis des membres de son équipe.
Nous relevons ici quatre freins couramment soulevés lors de nos formations, qui empêchent de déléguer dans de bonnes conditions, et nous proposons des pistes de réflexion pour résoudre ces difficultés.
Le manque de temps, les échéances
Rappelons que la délégation comprend beaucoup plus de risques lorsqu’elle est réalisée dans la précipitation, puisque la disponibilité du responsable nécessaire à la formation, à l’assistance et au suivi manquera inévitablement.
Pour respecter les échéances, le responsable devra établir un calendrier précis avec les différentes étapes de délégation.
Exemple > Demi-journées bloquées pour mettre en place une nouvelle organisation, demi-journées pour assurer la formation, etc.
L’importance des dossiers, l’enjeu
C’est l’intérêt même de la délégation de pouvoir confier une mission avec responsabilité. Le temps libéré nous permet ainsi de nous consacrer à de nouveaux projets, au développement, etc. De son côté, l’assistant évolue dans son parcours professionnel, mais il a besoin également d’être rassuré sur le fait qu’il est en mesure de réussir. Il est donc indispensable d’obtenir son adhésion et de montrer que l’on a confiance en lui.
Pour sensibiliser aux enjeux de la nouvelle mission, on expliquera les tenants et les aboutissants, les objectifs attendus et l’on présentera les informations, éventuellement une méthodologie, sur un support écrit.
Des points réguliers, fixés en commun sur un planning permettront au responsable d’apporter une assistance et de rassurer le salarié.
Nb > Au stade de la délégation, le responsable doit en effet accepter qu’il s’agit d’une période de formation. Il intervient donc en conseil et non en sanction.
Le manque de confiance en l’autre
Le manque de confiance en la personne avec qui l’on travaille peut avoir des origines différentes : on peut être trop perfectionniste soi-même (c’est-à-dire attaché à des détails parfois non prioritaires), on peut penser que l’on fera mieux - ou plus rapidement - que la personne à qui l’on délègue, ou bien l’on n’a pas confiance de façon plus générale dans le travail habituellement fourni (pour des motifs légitimes, ou non).
Aussi il est important de s’interroger à ce sujet. L’expérience montre qu’une délégation bien préparée est bénéfique pour les deux parties. Toutefois, cela suppose inévitablement d’accepter une période de formation où les erreurs seront acceptées et corrigées, et d’avoir assez de recul pour passer sur des aspects que nous aurions éventuellement traités autrement, et qui, si l’on regarde objectivement le travail global, sont accessoires.
Nb > Une délégation où le responsable rectifie à chaque instant le travail ou bien le refait presque entièrement lui-même lorsque son assistant le lui soumet est un échec. Dans ces cas, le manque de confiance sera clairement affiché et empêchera le collaborateur d’acquérir l’assurance nécessaire pour sa nouvelle mission.
C’est souvent là une difficulté pour les personnes qui ont travaillé longtemps seules. Il faut alors s’habituer à travailler en équipe et à faire confiance, c’est-à-dire aussi à « lâcher du lest ».
La difficulté « affective » à se séparer d’une mission que l’on apprécie
Se dessaisir d’une mission que l’on apprécie est toujours une décision difficile. Elle se pose fréquemment lorsque l’on doit abandonner une partie « production » pour développer de nouvelles missions comme le développement de nouveaux projets, la gestion du personnel si l’équipe augmente, etc. On « quitte » alors une mission sans connaître exactement le contenu des nouvelles responsabilités. Cependant, le fait même que cette décision soit à prendre montre qu’elle est devenue indispensable.
Il faut donc regarder vers l’avenir, c’est-à-dire trouver des compensations professionnelles dans son nouveau poste, tout en impliquant la personne à qui l’on délègue pour que sa motivation soit aussi forte que la nôtre.
Nb > Ces compensations peuvent également être d’ordre personnel, par exemple lorsque grâce à la délégation, on peut profiter de plus de temps libre.