Votre souhait de connaître le travail accompli par votre salarié en votre absence est tout à fait légitime. Il semble, dans votre cas, que la personne soit la seule permanente de la structure, aussi doit-elle vous informer de ce qui s’est passé :
- appels reçus et suite à donner de votre part (indiquer les renseignements dont vous voulez avoir obligatoirement connaissance : nom, structure, téléphone et objet de l’appel par exemple) ;
- dossiers traités et résultats ;
- difficultés rencontrées, imprévus, et problèmes à résoudre demandant votre appui.
Plusieurs méthodes sont possibles pour faciliter ce compte-rendu.
La plus simple est de définir le travail à faire avant votre départ en tournées, et de le formaliser par écrit, chacun gardant une copie des tâches et missions à remplir. A votre retour, il sera facile, sans tomber dans « l’inquisition » de faire le point lors d’une réunion sur ce qui a pu être traité ou non.
Si des missions qui vous semblaient importantes n’ont pas été remplies, il est intéressant de savoir pourquoi. Il peut s’agir en effet :
- d’un problème de disponibilité dû aux imprévus, au nombre d’appels reçus, etc., qui doit alors vous être précisé ;
- d’une difficulté que rencontre votre salarié pour démarrer ce travail, ce qui l’incite à le reporter. Il faut alors en discuter et lui proposer éventuellement une méthodologie, en prévoyant par exemple plusieurs étapes intermédiaires ;
- du fait que la personne n’a pas mesuré la priorité que représentait pour vous le dossier, auquel cas, surtout si elle a été récemment embauchée, il faudra prévoir de préciser systématiquement l’ordre des priorités.
Vous pouvez également demander à votre salarié de tenir une liste quotidienne ou hebdomadaire (qu’elle qu’en soit la forme : cahier, fichier, feuille volante...) de ce qu’il a l’intention de traiter. Cette liste sera cochée au fur et à mesure de la réalisation des travaux. Une simple copie vous permettra de suivre, lors d’une réunion, l’avancée des missions.
Ces façons de « collecter » l’information sur le travail réalisé par votre salarié évite des comptes-rendus qui peuvent être longs et fastidieux à rédiger. Une réunion de préparation avant votre départ et de bilan à votre retour suffira à compléter ces supports.
En effet, l’obligation de compte-rendu écrit, formelle, peut facilement être interprétée par le salarié comme un manque de confiance. Or, dans votre cas, où votre absence vous oblige à déléguer une grande responsabilité, la confiance doit être la base de votre relation de travail. Elle n’empêche nullement, comme nous l’avons proposé, la mise en place d’outils qui facilitent l’évaluation en tant qu’employeur, du travail réalisé.